العمل عن بعد| تعرف على المزايا والعيوب وأفضل تطبيقاته!

العمل عن بعد بدأ الاهتمام به منذ فترة طويلة ولكن زادت الأهمية والتركيز عليه بعد جائحة كورونا التي أثرت على العمل في الشركات وأصبح اللجو لهذا النوع من العمل الخيار الأمثل، بعدها تغير مفهوم العمل، حيث بات يلجأ الكثير من الباحثين عن العمل لمنصات العمل الحر، ليعملوا بما يتناسب مع جدولهم، كما تعتمد بعض الشركات على موظفين أو ما يعرف باسم المستقلين لأداء بعض المهام الوظيفية البسيطة.

معنا في أخبار 24 نعرفك على المزايا التي يوفرها عملك عن بعد والعيوب وكيفية التغلب عليها وأبرز التطبيقات التي تحتاج لها عزيزي.

ما مزايا العمل عن بعد؟

للعمل عن بعد العديد من المزايا التي تجعل المستقلين وأصحاب الشركات يلجأون لها، وفيما يلي نشرح لك أبرز تلك المزايا التي تعود على الموظف وصاحب الشركة.

مزايا للموظف

• المرونة في العمل: إمكانية اختيار مكان العمل وساعات العمل، مما يتيح التوفيق بين الحياة الشخصية والعملية.
• توفير الوقت والتكاليف: توفير وقت التنقل وتكاليف المواصلات والملابس الرسمية.
• تحسين الإنتاجية: العمل في بيئة مريحة وتجنب عوامل التشتيت في المكاتب التقليدية.
• التوازن بين العمل والحياة: قضاء وقت أطول مع العائلة والأصدقاء وممارسة الهوايات.
• الراحة النفسية: تقليل التوتر والإرهاق الناتج عن التنقل والازدحام.

مزايا العمل عن بعد للشركة

• تقليل التكاليف التشغيلية: توفير تكاليف المكاتب والمرافق والكهرباء.
• الوصول إلى مواهب عالمية: القدرة على توظيف أفضل الكفاءات من أي مكان في العالم.
• زيادة الإنتاجية: الموظفون الذين يعملون عن بعد غالباً ما يكونون أكثر إنتاجية.
• تحسين الاحتفاظ بالموظفين: توفير بيئة عمل مرنة وجذابة يقلل من دوران الموظفين.
• تقليل التغيب عن العمل: الموظفون أقل عرضة للتغيب بسبب المرض أو الظروف الطارئة.

ما عيوب العمل عن بعد؟

على الرغم من المزايا العديدة التي يوفرها لك عملك عن بعد، يوجد العديد من العيوب التي تواجهك أو تواجه صاحب الشركة، والتي نشرحها لك فيما يلي.

عيوب للموظف

• العزلة الاجتماعية: قلة التفاعل المباشر مع الزملاء يمكن أن يؤدي إلى الشعور بالوحدة والعزلة.
• صعوبة الفصل بين العمل والحياة الشخصية: قد يكون من الصعب تحديد حدود واضحة بين العمل والحياة الشخصية عند العمل من المنزل.
• تشتت الانتباه: عوامل التشتيت في المنزل مثل الأعمال المنزلية أو الأطفال قد تؤثر على التركيز والإنتاجية.
• مشاكل تقنية: انقطاع الإنترنت أو أعطال الأجهزة يمكن أن يعيق سير العمل عن بعد.
• ضعف بناء العلاقات: صعوبة بناء علاقات قوية مع الزملاء والمديرين عن بعد.
• الإرهاق: قد يؤدي العمل لساعات طويلة دون فترات راحة إلى الإرهاق الجسدي والذهني.

العيوب للشركة

• صعوبة التواصل: قد يكون التواصل أقل فعالية مقارنة بالتواصل المباشر في المكتب.
• تحديات الإدارة: قد يكون من الصعب مراقبة أداء الموظفين وإدارة فرق العمل.
• مشاكل الأمن السيبراني: زيادة خطر تعرض البيانات للسرقة أو الاختراق عند توظيف مستقلين للعمل عن بعد..
• ضعف الثقافة المؤسسية: صعوبة بناء ثقافة مؤسسية قوية وترابط بين الموظفين عن بعد.
• تكاليف إضافية: قد تتطلب توفير أدوات وبرامج لـ العمل عن بعد تكاليف إضافية.

أفضل التطبيقات التي تحتاجها خلال عملك عن بعد

بعد التعرف على العيوب والمزايا، أنت بحاجة لتنظيم وقتك وزيادة الإنتاجية والاستفادة من عملك عن بعد، لذا نرشح لك فيما يلي مجموعة من التطبيقات والبرامج المهمة التي لا غنى عنها، لزيادة الإنتاجية والتواصل الفعال مع باقي أعضاء الفريق.

1. تطبيقات التواصل

• Slack: منصة تواصل شاملة تتيح إنشاء قنوات للمحادثات الجماعية والفردية، ومشاركة الملفات، وإجراء المكالمات الصوتية والمرئية.
• Microsoft Teams: تطبيق متكامل لـ العمل عن بعد يجمع بين الدردشة، والاجتماعات، والمكالمات، ومشاركة الملفات، والتكامل مع تطبيقات Office 365.
• Zoom: تطبيق رائد في مجال الاجتماعات والمؤتمرات المرئية، يوفر جودة عالية للصوت والصورة وميزات متقدمة مثل مشاركة الشاشة والتسجيل.
• Google Meet: تطبيق اجتماعات مرئية سهل الاستخدام ومتكامل مع تطبيقات Google Workspace.

2. تطبيقات إدارة المشاريع

• Asana: تطبيق يساعد في تنظيم المشاريع وتوزيع المهام وتتبع التقدم وإدارة سير العمل.
• Trello: تطبيق يعتمد على نظام اللوحات والبطاقات لتنظيم المشاريع وتصور سير العمل.
• Monday.com: منصة شاملة لإدارة المشاريع وفرق العمل عن بعد، توفر أدوات للتخطيط والتنفيذ والمتابعة والتحليل.
• Basecamp: تطبيق يوفر مساحة مركزية لإدارة المشاريع والتواصل بين الفرق ومشاركة الملفات.

3. تطبيقات تخزين الملفات ومشاركتها

• Google Drive: خدمة تخزين سحابي مجانية من Google تتيح تخزين الملفات ومشاركتها والتعاون عليها.
• Dropbox: خدمة تخزين سحابي شهيرة توفر مساحة تخزين آمنة وميزات متقدمة لمشاركة الملفات.
• OneDrive: خدمة تخزين سحابي من Microsoft متكاملة مع تطبيقات Office 365.

4. تطبيقات أمن المعلومات

• VPN (Virtual Private Network): شبكة افتراضية خاصة توفر اتصالاً آمناً بالإنترنت وتحمي البيانات من الاختراق خلال العمل عن بعد.
• برامج مكافحة الفيروسات: ضرورية لحماية الأجهزة من الفيروسات والبرامج الضارة.
• مدير كلمات المرور: يساعد في إنشاء وتخزين كلمات مرور قوية وفريدة لكل حساب.

5. تطبيقات أخرى مفيدة

• تطبيقات إدارة الوقت: مثل Toggl و Harvest تساعد في تتبع الوقت وتنظيم المهام.
• تطبيقات تدوين الملاحظات: مثل Evernote و OneNote تساعد في تدوين الأفكار والمعلومات المهمة.
• تطبيقات التقويم: مثل Google Calendar و Outlook Calendar تساعد في جدولة الاجتماعات والمهام.
• تطبيقات تحرير المستندات: مثل Google Docs و Microsoft Word Online تتيح التعاون على تحرير المستندات في الوقت الفعلي.

نصائح عند العمل عن بعد

نقدم لك فيما يلي عزيزي المستقل أو صاحب الشركة مجموعة من النصائح التي تساعدك خلال عملك عن بعد، تعرف عليها واحرص على تطبيقها لتحقيق الاستفادة القصوى خلال العمل وزيادة الإنتاجية.

1. تنظيم مكان العمل

• خصص مكاناً هادئاً ومنظماً: اختر مكاناً في منزلك خالياً من المشتتات، وجهزه بمكتب مريح وكرسي مناسب للإعداد المثالي للعمل.
• استثمر في الأدوات المناسبة: تأكد من توفر إنترنت سريع وجهاز كمبيوتر جيد وكاميرا وميكروفون للاجتماعات الافتراضية.
• أضف لمسة شخصية: أضف بعض اللمسات الشخصية إلى مكان عملك لجعله مريحاً ومحفزاً.

2. إدارة الوقت بفاعلية

• ضع جدولاً زمنياً والتزم به: حدد ساعات العمل عن بعد محددة والتزم بها قدر الإمكان، وخصص وقتاً للراحة والاسترخاء.
• استخدم أدوات إدارة الوقت: استخدم تطبيقات مثل Toggl أو RescueTime لتتبع وقتك وتحديد مهامك ذات الأولوية.
• قسّم المهام الكبيرة: قسّم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
• تجنب المماطلة: ابدأ بمهامك الأكثر أهمية في الصباح الباكر عندما تكون طاقتك في أعلى مستوياتها.

تعرف على علاج الأرق الذي قد يواجهك خلال عملك من المنزل!

3. التواصل الفعال

• تواصل بانتظام مع فريقك: استخدم أدوات التواصل مثل Slack أو Microsoft Teams للتواصل مع زملائك في العمل والاطلاع على آخر المستجدات.
• حدد قنوات اتصال واضحة: حدد قنوات الاتصال المفضلة لكل نوع من أنواع التواصل (مثل البريد الإلكتروني لطلبات العمل الرسمية، والدردشة الفورية للأسئلة السريعة).
• شارك في الاجتماعات الافتراضية: احرص على المشاركة الفعالة في الاجتماعات الافتراضية وإبداء رأيك وأفكارك.
• كن واضحاً ومباشراً: عبر عن أفكارك بوضوح وتجنب سوء الفهم لتحقيق التواصل الفعال خلال العمل عن بعد.

4. الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة

• حدد حدوداً واضحة: حدد وقتاً لبدء وانتهاء العمل، وتجنب العمل خارج ساعات العمل المحددة.
• خصص وقتاً للراحة والاسترخاء: خصص وقتاً لممارسة الهوايات والأنشطة التي تستمتع بها.
• مارس الرياضة واتبع نظاماً غذائياً صحياً: حافظ على صحتك الجسدية والعقلية من خلال ممارسة الرياضة بانتظام وتناول طعام صحي.
• اقضِ وقتاً مع العائلة والأصدقاء: حافظ على علاقاتك الاجتماعية وتواصل مع أحبائك.

5. التطوير المهني المستمر

• طور مهاراتك: استغل وقتك في التعلم وتطوير مهاراتك المهنية من خلال الدورات التدريبية عبر الإنترنت أو الكتب أو المقالات.
• ابقَ على اطلاع بآخر المستجدات: تابع آخر الأخبار والتطورات في مجال عملك.
• شارك في المجتمعات المهنية: انضم إلى المجتمعات المهنية عبر الإنترنت وشارك في المناقشات وتبادل الخبرات مع الآخرين.

العمل عن بعد من الأمور المهمة والتي يعتمد عليها الكثير منا سواء بشكل أساسي أو كزيادة للدخل، لذا احرص على الاستفادة منه والقيام به بشكل صحيح دون هدر في الوقت أو تطور.